Fahrtenbuch führen – Wissenswertes rund um Privat- und Dienstreisen

Was ist ein Fahrtenbuch?

In einem Fahrtenbuch werden gewöhnlicherweise Fahrten vermerkt, die mit dem Privatauto für dienstliche Zwecke oder andersherum mit dem Firmenwagen für private Zwecke getätigt werden. Das Fahrtenbuch gibt eine Übersicht über die Anzahl Ihrer beruflichen und privaten Fahrten, die jeweils getrennt nach dem Zweck der Reise aufgelistet werden.

Das Fahrtenbuch gilt als offizieller Nachweis zur Dokumentation gegenüber dem Finanzamt oder verkehrsbezogenen Stellen wie der Polizei. Mit den Aufzeichnungen können beim Finanzamt steuerliche Erleichterungen geltend gemacht werden, wie etwa für Dienstfahrten mit dem privaten Auto oder für private Reisen mit dem Dienstfahrzeug, wo eine Lohnsteuer anfällt.

Inhalt:

• Was ist ein Fahrtenbuch?
• Wann sollten Sie sich ein Fahrtenbuch zulegen?
• Warum sich ein Fahrtenbuch lohnt
• Wie müssen die Informationen zu den Fahrten vermerkt werden?
• Wie häufig sollten Einträge in das Fahrtenbuch erfolgen?
• Sind digitale Fahrtenbücher empfehlenswert?
• Was muss ich tun, damit das Finanzamt mein Fahrtenbuch akzeptiert?
• Unser Fazit

Wann sollten Sie sich ein Fahrtenbuch zulegen?

Wenn Sie beruflich viele Reisen zu Kunden, Seminaren, verschiedenen Unternehmensstandorten oder Dienstleistern tätigen, dann eignet sich ein Fahrtenbuch für Sie. Auch dann, wenn Sie selbstständig oder freiberuflich tätig sind, können Sie damit die privaten und dienstlichen Reisen mit Ihrem Fahrzeug ausweisen.

Warum sich ein Fahrtenbuch lohnt

Wenn Sie mit Ihrem Dienstwagen Reisen tätigen, haben sie die Wahl zwischen der 1-Prozent-Regelung und der Führung eines Fahrtenbuchs. Wichtig zu wissen ist, dass Sie sich immer zum Anfang eines Jahres auf eine der beiden Methoden festlegen können, unter dem Jahr kann also nicht hin und her gewechselt werden.

Wie müssen die Informationen zu den Fahrten vermerkt werden?

Es gibt wichtige Mindestangaben im Fahrtenbuch, die unbedingt gemacht werden sollten. Hierzu zählen bei Dienstfahrten:

• Name des Reisenden
• Reisedatum
• Abfahrts- und Zielort
• Zweck der Reise (z.B. mit Angabe des besuchten Geschäftspartners) sowie
• Erzielter Kilometerstand des Fahrzeugs

Darüber hinaus ist auch erforderlich anzugeben, ob die Art der Fahrt betrieblichen oder privaten Charakters war. Auch Fahrten über Umwege müssen vermerkt werden. Die Angaben müssen mit der Unterschrift des Fahrers bestätigt werden.

Wie häufig sollten Einträge in das Fahrtenbuch erfolgen?

Eintragungen in das Fahrtenbuch sollte gewissenhaft und zeitnah nach jeder Fahrt durchgeführt werden. Außerdem muss das Buch fortlaufend geführt werden. Führen Sie das Buch also am besten nach jeder Fahrt und halten es aktuell. Insgesamt sollten die Einträge chronologisch gemacht werden.

Bitte beachten Sie, dass die Einträge nachvollziehbar sein müssen. Das Finanzamt kann Fahrtenbücher, bei denen der Verdacht einer Manipulation besteht, abweisen. Daher sollte auf Bleistifteinträge verzichtet werden. Die Beschriftung einzelner Blätter ist auch nicht zulässig, da das Fahrtenbuch in einer „geordneten und geschlossenen äußeren Form“ geführt werden muss. Auf Nachträge sollten Sie nach Möglichkeit auch verzichten, da diese explizit gekennzeichnet werden müssen.

Sind digitale Fahrtenbücher empfehlenswert?

Digitale Fahrtenbücher werden vom Finanzamt unter bestimmten Kriterien auch akzeptiert. Hierzu müssen diese fälschungssicher und geschützt vor nachträglichen Änderungen sein. Hierzu existieren verschiedene Anbieter von Apps oder anderen digitalen Lösungen auf dem Markt. Das Ausfüllen einer Excel-Liste ist nicht erlaubt, da diese nachträglich bearbeitet werden kann. Einzelne Autohersteller bieten auch die Möglichkeit, die Fahrten im Navigationssystem zu vermerken. 

Um auf Nummer sicher zu gehen, damit Ihr Fahrtenbuch vom Finanzamt akzeptiert wird und Sie eine umständliche Einsicht in Ihre Daten vermeiden können, empfehlen wir aber, das Fahrtenbuch besser in Buchform zu führen. Das bietet auch die Sicherheit vor möglichen Änderungen des Dateiformats, da Fahrtenbücher bis zu 10 Jahren aufgehoben werden müssen.

Was muss ich tun, damit das Finanzamt mein Fahrtenbuch akzeptiert?

Im schlimmsten Fall kann das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch ablehnen. Daher sollten Sie immer einen gepflegten Eindruck mit Ihrem Fahrtenbuch hinterlassen und auf keinen Fall den Eindruck vermitteln, dass Sie nachträgliche oder gefälschte Einträge vorgenommen haben. Achten Sie darauf, dass Ihre Schrift leserlich ist und sie die Einträge übersichtlich vornehmen. Immerhin bestätigen Sie mit Ihrer Unterschrift die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben.
Weist das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch ab, können Sie bei hinreichender Plausibilität womöglich noch Gebrauch von der 1-Prozent-Regelung machen. Informieren Sie sich dazu am besten bei Ihrem Steuerberater.

Unser Fazit

Ein Fahrtenbuch ist nicht nur sinnvoll als steuerlicher oder verkehrsrechtlicher Nachweis, sondern kann Ihnen selbst eine Übersicht über Ihre privaten und dienstlichen Reisen bieten. Wichtig zu beachten ist, dass das Fahrtenbuch immer als gebundenes Buch mit allen erforderlichen Eintragungen gepflegt werden sollte. Die Eintragungen sollten immer aktuell gehalten werden und fälschungssicher sein. Wir empfehlen die Führung des Fahrtenbuchs in Buchform.

Disclaimer: Die Informationen aus diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung oder steuerliche Beratung dar, sondern sind lediglich allgemein zugängliche recherchierte Informationen zum Thema. Es wird daher keine Haftung für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte übernommen.